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Dossiers et espace client

Automatisation des processus dans les cabinets d'avocats
#3 - Dossiers et espace client

Publié le : 15/12/2021 15 décembre déc. 12 2021

 

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Dématérialisation de cabinet : quoi digitaliser et comment le faire ?

Des instances judiciaires aux avocats (et leurs clients) en passant par les barreaux et les legaltechs, tous les acteurs du judiciaire et du conseil s'accordent à le dire : la digitalisation est un enjeu majeur pour les cabinets d'avocats. C'est même en passe de devenir une lapalissade tellement l'affirmation est rebattue à longueur de temps par les uns et les autres.

Si le consensus est à peu près général sur le sujet, son aspect pratique et ses impacts sur le quotidien des avocats peuvent demeurer lointains, voir obscurs. La digitalisation a des impacts sur plusieurs aspects de l'activité des cabinets et l'un d'entre eux est l'automatisation des processus internes par lesquels les avocats traitent les dossiers de leurs clients.
Pour les associés, les collaborateurs ou les assistantes, automatiser les processus de traitement des dossiers permet de se libérer d'une multitude de tâches chronophages et à très faible valeur ajoutée.

Structure des dossiers et personnalisation des données

Après avoir vu la création d’actions liées dans l’épisode 1 et l'automatisation de la gestion des tâches et de la production de documents dans l’épisode 2, penchons-nous sur le résultat de ces actions dans votre dossier et le partage des données générées sur l’espace client de votre cabinet, toujours dans le cas d'un licenciement économique.

Le traitement d'un dossier judiciaire pouvant s'étaler sur plusieurs mois, parfois même plusieurs années et les informations qu'ils recèlent doivent être structurées, identifiées, faciles à retrouver et à modifier par n'importe quel membre du cabinet, sans dépendre d'une méthode ou d'une organisation personnelle. Parmi ces informations, on trouve généralement :

  • Les parties impliqués dans la procédure de licenciement
  • Les échéances importantes du dossier, notamment la date de l’entretien préalable de licenciement économique, calle de l'envoi de la convocation pour l'entretien en question, la date de notification du licenciement, la durée du préavis etc.
  • Les tâches effectuées et à venir pour mener la procédure à son terme
  • Le détail des factures envoyées et des paiement effectués
  • Tous les documents produits ou rattachés au dossier, ainsi que toutes les côtes correspondantes : procédures, pièces client, emails, correspondances, honoraires…

Le domaine de droit concerné ou des spécificités propres au dossier peuvent également nécessiter la saisie d'informations particulières qui ne sont pas prévues dans la structure "par défaut" des dossiers.

Une solution de gestion digne de ce nom doit permettre de créer des champs personnalisés qui hébergeront ces données. Elles deviennent alors exploitables par le logiciel pour effectuer de nombreuses tâches : déterminer des échéances, compléter des modèles de documents, éditer des factures etc.

Pour notre dossier de licenciement économique, on peut créer des champs pour

  • Le nom de l'entreprise
  • La date d'entrée du salarié
  • Le type de contrat de travail
  • Le montant des indemnités
  • La date de l'entretien préalable
  • La date de notification à l'entretien préalable
  • Le motif de licenciement
  • La convention collective dont dépends l'entreprise

Loin de se limiter au droit social, ces types de champs personnalisés peuvent être déclinés pour de nombreux domaines de droit ou types de dossiers :

  • Dates de mariage et/ou de séparation, noms et dates de naissance des enfants pour le droit de la famille
  • Dates de permis de construire ou N° de lot, noms et informations de contact des artisans pour le droit de la construction
  • Montants divers pour le droit bancaire ou le droit des sociétés

Être exhaustif serait impossible mais le principe est clair : chaque cabinet doit pouvoir personnaliser ses dossiers pour qu'ils s'adaptent à leur activité et que les données qu'ils contiennent puissent être valorisées.

L’espace client : un partage rapide et sécurisé de données

En plus d'être stockées et structurées dans les dossiers pour être exploités par les systèmes d'automatisation du logiciel de gestion, les documents et les données générées doivent pouvoir être communiquées aux clients, c'est même leur destination première !

Si des envois physique de document par pli postal sont parfois nécessaires, communiquer des documents par e-mail comporte des risques : perte de message dans un flux d'e-mails trop important, serveurs d'envoi et de réception non sécurisés et suceptibles d'être attaqués ou piratés...

Directement câblé à votre logiciel de gestion, un espace ou extranet client permet des échanges sécurisés entre avocats et clients : document, factures, pièces ou échéances de dossiers, tous publiés en un seul clic depuis votre logiciel.

Dans l’épisode suivant, nous verrons comment votre logiciel vous assiste dans le cycle de validation de vos documents grâce au parapheur et à la signature électronique.


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